Используй электронную почту по полной!

Используй электронную почту по полной!

Лучшие 10 способов увеличить продуктивность работы с электронной почтой.

Почта может доставлять гораздо меньше головной боли!

Первое электронное письмо было послано более тридцати лет назад — вряд ли тогда люди были знакомы с такими понятиями как «входящие» или «непрочитанные сообщения». Сейчас столько людей пользуются электронной почтой, и ее столько, что она может доставить тебе немало головной боли. Ниже я описал десять способов максимально увеличить продуктивность от использования почтовых ящиков при минимальных затратах энергии, времени и нервов.

10. Поставь приоритеты для электронных сообщений

Если ты работаешь в крупной компании, или если твой почтовый ящик является одним из целой группы — срочно ставь приоритеты на все письма. Так ты всегда будешь знать, какое письмо пришло конкретно тебе, а какое — всей группе, и что нужно прочесть сейчас, а что — подождёт до вечера. Эти настройки доступны в Outlook и Thunderbird. Также это можно сделать в простой почте Gmail.

Что и где посмотреть, дабы всё настроить

9. Настрой фильтры сообщений

Избавь себя от головной боли — фильтруй сообщения с помощью специальных приложений. Все письма будут распределяться по папкам — повторное напоминание о собрании в пятницу не доставит тебе хлопот, а необходимая информация будет всегда на виду. Не знаешь, что именно надо фильтровать? Не создавай проблему на пустом месте — используй приложение Mail Trends, чтобы настроить все нужные тебе папки в почтовом ящике и фильтр.

8. Продвинутая система поиска сообщений

От многих почтовых серверов Google отличается удобством своих архивов. Тебе не нужно будет рыться в прочитанных или удалённых сообщениях в почтовом ящике — один раз настроив архив, ты на эти поиски будешь тратить не более тридцати секунд или минуты. Ниже приведены примеры функциональности поисковой системы для почтового ящика Gmail.

Что и где посмотреть и скачать

7. Используй статус!

Вряд ли кто хочет лишний раз залезать в рабочий электронный почтовый ящик в свои законные выходные или в праздники. А почта-то всё равно приходит, и ты тратишь время на её прочтение уже потом — когда этого времени совсем нет! Избавиться от этой проблемы тебе поможет Tim Ferris — он описал восемь отличных способов избавиться от нежелательной почты по выходным и по вечерам.

Что и где посмотреть и скачать

6. Сохраняй нужные файлы в почтовом ящике

Убеди своих коллег в том, что ты волшебный! Настрой приложение для автоматической отправки писем на свою почту. Вполне возможно, что ты используешь два почтовых ящика — с одного на другой отправляешь файлы. Настроив приложение для Mac или Windows, ты перестанешь тратить на это время.

5. Распредели все контакты по группам

Для некоторых может оказаться удивительным тот факт, что очень мало людей понимают всю пользу от распределения контактов по группам. Таким образом, ты будешь всегда видеть — пришло ли тебе письмо от коллеги или от друга, с которым ты постоянно обмениваешься приколами с башорга или смешными видеороликами. Возможность распределения контактов по группам доступна в почте Gmail. Также это позволяют сделать приложения для работы с электронной почтой Outlook и Thunderbird.

Что и где посмотреть и скачать

4. Организуй работу с почтой с помощью проверенных систем

Если твои письма не будут автоматически сортироваться по нескольким папкам, не исключено, что твой почтовый ящик очень скоро превратится в настоящую помойку — контактов-то наверняка много, и большое количество писем просто теряется в одной-единственной папке прочитанных сообщений! Одна очень умная девушка по имени Джина предлагает систему «Trusted Trio», с помощью которой ты спокойно увеличишь продуктивность и удобство работы с электронной почтой. Также существуют ещё несколько приёмов от других людей — просто перейди по ссылкам ниже и просмотри эти приёмы. Кстати говоря, почта gMail в плане сортировки писем — наиболее удобна.
Ведь тебе нужен почтовый ящик, а не помойка, верно?

3. Не забудь приложить к письму нужный файл!

Только представь себе ситуацию: через пять минут тебе нужно пулей вылететь из квартиры, чтобы доехать до аэропорта чтобы сесть в самолёт и улететь в свой заслуженный отпуск — на Гавайи, например. Или на деревню к бабушке в другой конец России. А тебе приходит письмо: «Я не вижу прикреплённого файла! Проект срывается!» Конечно, тебе достаточно будет потратить всего несколько секунд или минут, в зависимости от скорости интернета. Но ты попросту можешь опоздать!
Такие ситуации исключены, если ты включишь систему напоминаний о прикреплённых файлах в своём почтовом ящике. С сегодняшним темпом жизни — на счету каждая секунда!

2. Рассортируй и импортируй почтовые адреса с помощью Gmail!

Если ты внимательно всё читал, то ты уже мог понять — я без ума от почты Google! И сейчас я даже объясню тебе ещё одну причину, почему у меня к этому Гуглу такое хорошее отношение.
Ты можешь импортировать почтовые адреса с аккаунта практически любого почтового сервера в свою адресную книгу. К тому же, тебе теперь не надо будет всем отсылать письма вроде: «Вот моя новая почта!» Все контакты из этой папки будут своевременно оповещены об этом.

Что и где посмотреть и скачать

1. Сочетание букв для наиболее часто используемых тобой фраз

Кто-то, конечно, скажет, что использует всякие замысловатые фразы в почтовой переписке, что все его письма абсолютно уникальны… Да ничего подобного! Многие письма содержат такие фразы, как «Спасибо за проявленный интерес к нашему проекту» и «Перезвони мне, как появится минутка»
С помощью приложения тебе достаточно будет набрать «сзв» — вместо «спасибо за внимание». Опять же — экономия времени и нервов!

Компас основан на материале сайте Lifehacker.com.